ریمایندر به استاد چیست و چگونه باید ریمایندر زد؟

ریمایندر چیست؟

اگر شما به استادی ایمیل زدید و از طرف استاد پاسخی دریافت نکردید، بهتر است یک ایمیل یادآوری یا همان ایمیل ریمایندر بفرستید. توجه داشته باشید که این ایمیل باید دوستانه باشد و از عباراتی که نشان‌دهنده‌ی عصبانیت و نارضایتی است، استفاده نشود.

چگونه باید ریمایندر زد؟

به منظور فرستادن این ایمیل، ایمیل قبلی خود را “Reply” کرده و متن خود را بنویسید. اگر تمایل دارید که عنوان ایمیل شما تغییر یابد، می‌توان از قابلیت “Edit Subject” استفاده کرد. اگر در ریپلای ایمیل قبلی، عنوان را تغییر دادید، می‌توانید از عنوان “Kind Reminder” استفاده کرد. توجه به نکات زیر مهم و اثر بخش است:
• تاکید کنید که شما می‌دانید گیرنده ایمیل، فردی است که سرش شلوغ است.
• توضیح دهید که چرا مهم است به ایمیل شما پاسخ دهد.
• یک توضیح کوتاه دهید که شما چه چیزی از گیرنده ایمیل می‌خواهید.

چند نکته دیگر جهت ایمیل زدن به استاد برای اپلای

ایمیل (به ویژه نخستین ایمیل) نباید زیاد طولانی باشد. معمولاً توصیه می‌شود متن ایمیل ارسالی از ۳۰۰-۲۰۰ کلمه بیشتر نشود.
در روزهای کاری هفته به استاد ایمیل ارسال کنید.
معمولاً توصیه می‌شود در نخستین ایمیل فایل CV (رزومه تحصیلی) خود را پیوست (Attach) کنید، هرچند این کار احتمال وارد شدن ایمیل شما به فولدر spam را افزایش می‌دهد.
برای خطاب قرار دادن استاد از ترکیب “نام خانوادگی استاد + .Dr” استفاده کنید.
می‌توانید با استفاده از حالت Bold یا زیرخط‌دار Underline زمینه‌های پژوهشی کلیدی یا پروژه خود را در متن برجسته کنید.
به هرچیزی (مانند شرکت‌ها) که ماهیت محلی دارد، ارجاع ندهید.

در ادامه چند نمونه از ایمیل‌های ریمایندر آورده شده است:

🔻 Dear Dr./ Professor …,

I know you are busy, but I would be grateful if you have had time to look at my email dated … I am still awaiting your kind reply.
Thank you in advance.

Best Regards,
Name (and Surname)

🔻 Dear Dr./Professor …,

I understand you are extremely busy, but I was wondering if you have had time to read my email, sent on … I would appreciate it if you could inform me about your opinion regarding my application.
Thank you in advance.

Best regards,
Name (and Surname)

🔻Dear Dr./Professor.

I apologize for disturbing you again, and I was wondering if you have had time to read my email, sent on …. As I mentioned in the previous email, …, and now, I am seeking a PhD/Master position. I would appreciate it if you could inform me about your opinion regarding my application.
Thank you in advance.

Best wishes,
Name (and Surname)

از جملات زیر نیز می‌توان استفاده کرد:

Sorry to bother you again, but ….
I know you must be very busy but if you could find the time to …

نمونه ایمیل به استاد برای پذیرش کارشناسی ارشد

معمولاً استادهایی که بر کارهای پژوهشی متمرکز هستند، بسیار پرکارند و وقت چندانی برای خواندن ایمیل‌ها و پاسخ دادن به آنها ندارند. تصور نکنید که استاد، شرکت‌ها، سیستم نمره‌دهی و… مربوط به ایران را می‌شناسد. واقع‌بین باشید؛ انتظار نداشته باشید که استاد بلافاصله به شما پاسخ دهد یا همه اساتید به شما پاسخ دهند. ناامید نشوید.

ایمیل اپلای باید بسیار کوتاه و مختصر باشد. نباید داستان بنویسید چون اساتید وقت خواندن آن را ندارند. معمولاً نامه‌ای که بیشتر از ۵ خط باشد توسط اساتید خوانده نمی‌شود. در ادامه یک نمونه ایمیل به استاد برای پذیرش کارشناسی ارشد آورده شده است:

در این ایمیل، متقاضی (Kumar) درباره فرصت‌های پژوهشی به یک استاد رشته بازاریابی نامه می‌نویسد:

دانلود نمونه ایمیل به استاد برای پذیرش کارشناسی ارشد به زبان انگلیسی

نمونه ایمیل به استاد برای اپلای دکتری

در مورد ایمیل به استاد برای پذیرش و درخواست فاند و بورسیه در مقطع دکتری می‌توان اطلاعات و توضیحات بیشتری در اختیار استاد قرار داد.

دانلود نمونه ایمیل به استاد برای اپلای دکتری به زبان انگلیسی

دانلود نمونه ایمیل به استاد برای فرصت مطالعاتی

کی می‌توان ایمیل ریمایندر زد؟

تعیین زمان دقیق برای زدن ریمایندر، امری تعریف نشدنی است، چرا که کاملا بسته به استاد مربوطه دارد. ولی توصیه می‌شود اگر از استاد پاسخی دریافت نکردید 7 الی 10 روز بعد از ایمیل اول، ایمیل ریمایندر فرستاده شود. سعی کنید با زدن ایمیل ریمایندر ساعات مختلف روز و روزهای مختلف هفته را امتحان کنید تا شانس دیده شدن ایمیل توسط استاد بالا برود. به عنوان مثال، شما دوشنبه ساعت 8 صبح (به وقت محلی گیرنده ایمیل) ایمیل دادید، بهتر است ریمایندر در روزهای دیگری مثل سه‌شنبه ساعت 11 فرستاده شود.

تا چند ایمیل ریمایندر می‌توان فرستاد؟

پاسخ این سوال کاملا بستگی به شخصیت گیرنده نامه دارد. برخی از اساتید از follow up کردن دانشجو استقبال می‌کنند ولی برخی از این حرکت عصبی خواهند شد. توصیه ما به شما است که همواره دسته‌ی اول از اساتید را مدنظر داشته باشین و ایمیل ریمایندر را تا گرفتن جواب ادامه دهید و از جواب‌های دسته‌ دوم ناراحت و عصبی نشوید. البته ممکن است استاد مربوطه ایمیل اول شما را دیده باشد و در short list خود قرار داده باشد و بعد از چند ماه به شما پاسخ بدهد.

بیشتر بخوانید:

گرفتن پذیرش از اساتید آمریکا و کانادا و اطلاعات کامل دانشگاه ها و بورسیه